Về trang Hồ sơ

Ngày đầu tiên

Làm một bộ báo giá đầu tiên, từ lúc mở phần mềm tới lúc có tệp gửi chủ đầu tư: mười bước, chỉ đi đường thường. Gặp tình huống lạ thì mở Hướng dẫn sử dụng đầy đủ để tra.

Luật chung: màn hình có chỗ bảo sửa, xoá hay dán gì trong tệp Excel gốc của chủ đầu tư thì anh chị không làm; chụp màn hình gửi bên làm phần mềm qua nhóm Zalo.

  1. Mở phần mềm: bấm đôi biểu tượng Báo giá nội thất trên màn hình nền. Không cần đăng nhập, cả phòng dùng chung. Chưa thấy biểu tượng thì mở Chrome, Edge hoặc Cốc Cốc và gõ địa chỉ phần mềm IT công ty đã lưu sẵn (không có thì hỏi IT hoặc bên làm phần mềm).
  2. Ở trang Hồ sơ, bấm Nộp hồ sơ mới.
  3. Kéo cả bốn nhóm tệp vào một khung: bảng khối lượng (Excel), spec hoặc bản vẽ (PDF), danh mục vật liệu, phối cảnh. Máy tự xếp từng tệp vào đúng ô; xếp sai thì đổi ô ngay trên tệp. Tên hồ sơ máy tự điền theo tên bảng khối lượng, gõ tên khác nếu muốn. Bấm Đọc hồ sơ. Chưa đủ tệp thì bấm Lưu chờ bổ sung, nộp tiếp sau.
  4. Máy mở màn Cách đọc bảng khối lượng, mỗi trang tính một thẻ. Thẻ ghi "Máy nhận ra khuôn" (khuôn là cách máy đọc một kiểu bảng) thì để yên. Thẻ ghi "Không đọc" (ví dụ trang chi phí chung) cũng để yên, máy đã ghi lý do. Thẻ ghi "Máy chưa có khuôn cho trang này nhưng đã đọc tên cột và đề xuất cách đọc": xem các cột máy chọn, khối lượng cộng theo từng đơn vị và bảng các dòng hàng máy đọc được; đúng thì bấm Dùng cách đọc này. Thẻ ghi "Máy chưa nhận ra mẫu" (bảng lạ, lần đầu hay gặp): bấm Gán khuôn cho trang này, bấm vào dòng có tên các cột, bấm Tiếp: gán cột.
  5. Chỉ khi gán khuôn tay: ở mỗi cột chọn máy hiểu cột đó là gì (Hạng mục, Đơn vị, Khối lượng, và STT, Đơn giá, Thành tiền nếu bảng có). Cột có chữ của chủ đầu tư mà không thuộc loại nào thì chọn Giữ trong tệp gửi khách. Bấm Đọc thử, xem mấy dòng máy đọc được, kiểm ô Loại (bảng do chủ đầu tư gửi thì giữ Chủ đầu tư; bảng nội bộ có giá vốn thì chọn Nội bộ) rồi bấm Lưu khuôn và quay về hồ sơ. Lần sau gặp đúng mẫu bảng này, máy tự nhận.
  6. Khi mọi thẻ đã có cách đọc, bấm Đồng ý và đọc. Màn ghi "Máy đang làm việc": chờ tới khi màn chuyển. Sau đó máy đọc ở nền, mất từ vài phút tới vài giờ tuỳ cỡ hồ sơ; anh chị làm việc khác, trang chủ báo khi xong.
  7. Khi trang chủ ghi đã đọc xong, bấm Bắt đầu soát (hồ sơ soát dở thì nút ghi Soát tiếp). Dòng nhãn đỏ (Chưa chắc mã) cần anh chị quyết: bấm một trong ba mặt hàng máy gợi ý (hoặc gõ phím 1, 2, 3), hoặc Tìm mã trong kho, hoặc Không báo giá kèm lý do. Dòng ghi Giá tạm mới chỉ là giá ước của máy, chưa phải giá thật: chọn mã kho cho dòng, hoặc ghi Không báo giá. Dòng nhãn xám chỉ nhắc, xem rồi bấm Đã xem. Bấm nhầm thì Ctrl Z (chỉ trong cùng một trang).
  8. Hết dòng cần xem thì bấm tab Tổng hợp. Ở hàng thẻ số trên cùng, gõ Hệ số Ban quản lý (hệ số do Ban quản lý quyết; chưa có thì để 1), Vận chuyển và Lắp đặt (đ). Rồi ở mục Giá bán gõ Lý do và bấm Lưu; chưa bấm Lưu thì dải Chưa lưu vẫn hiện. Thẻ Tổng giá chào là số nằm trong tệp gửi chủ đầu tư; Giá bán dự kiến (có cộng vận chuyển, lắp đặt) nằm ngoài tệp.
  9. Xem khối trạng thái ở Tổng hợp. Xanh "sẵn sàng xuất" thì đi tiếp; khối vàng chỉ nhắc, đọc rồi đi tiếp. Khối đỏ Chưa sẵn sàng xuất nói rõ vướng ở đâu: có số nội bộ nằm ngoài cột thì bấm Mở Gỡ vùng nội bộ, máy đã tích sẵn vùng nghi, bỏ dấu vùng nào là chữ gửi chủ đầu tư, bấm Xác nhận gỡ; có cột chữ mà khuôn chưa gán thì bấm Mở Gán cột gửi khách, bỏ dấu cột nào không phải của chủ đầu tư, bấm Lưu cột giữ. Xong bấm Về Tổng hợp. Bấm Gửi Ban quản lý duyệt, tải ba tệp máy vừa lập và gửi Ban theo cách phòng vẫn làm. Ban sửa chỗ nào thì nhập lại đúng chỗ đó (đổi mã ở màn Soát dòng, đổi hệ số ở thẻ số rồi Lưu), rồi bấm Gửi lại Ban quản lý duyệt.
  10. Khi Ban đã đồng ý, bấm Xuất tệp cuối (phần mềm không chặn bấm sớm, nên chỉ bấm khi Ban đã đồng ý), đọc câu xác nhận, bấm Khoá và xuất. Cửa sổ kết quả có Tải tệp gửi chủ đầu tư và Tải tệp nhập Odoo để lấy hai tệp (hoặc Tải cả hai tệp để lấy một tệp nén). Xuất rồi thì hồ sơ không sửa được nữa; cần làm lại thì bấm Nộp hồ sơ mới và nộp lại bộ tệp gốc của chủ đầu tư (không sửa gì trong các tệp đó).

Gặp khó thì làm gì